CHAPITRE III - DISPOSITIONS RELATIVES À L'ÉTAT CIVIL
Article 18 (art. 40 [nouveau], 48, 49 et 53 du code civil) - Règles relatives à la tenue des registres de l'état civil
Le présent article modifie les règles applicables à la tenue des registres de l'état civil.
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Le support matériel des
registres de l'état civil : le principe d'un registre
«
papier
» établi en double
exemplaire
Il crée un nouvel article 40 dans le code civil qui pose le principe selon lequel les actes de l'état civil seront établis sur un support papier et inscrits sur un ou plusieurs registres tenus en double exemplaire.
Par exception, il prévoit également la possibilité d'un traitement automatisé des données de l'état civil, dans des conditions fixées par décret. Le recours à ce traitement automatisé donnerait lieu à dispense pour les communes de tenir le registre de l'état civil en double exemplaire et, en conséquence, d'adresser au greffe des avis de mention à apposer en marge d'un acte déjà inscrit dans l'hypothèse de sa modification.
Actuellement, l'article 1 er du décret n° 62-921 du 3 août 1962 modifiant certaines règles relatives aux actes de l'état civil 109 ( * ) prévoit que « la conservation, la mise à jour et la délivrance des actes sont assurés [...] selon des procédés manuels ou automatisés ». Dès lors, les communes ainsi que le service central d'état civil du ministère des affaires étrangères sont d'ores et déjà autorisés à établir les actes de l'état civil au moyen d'un procédé informatique.
Les évolutions technologiques ont d'ailleurs conduit de nombreuses communes à automatiser la tenue de leurs registres. Cette dématérialisation s'est développée sans contrôle et sans harmonisation faute de l'existence d'une règlementation suffisante, ce qui ne va pas sans poser question au regard de la sécurité de la conservation de ces données, confiée dans certains cas à des prestataires privés.
Une première étape dans l'encadrement de la dématérialisation a été franchie avec la délibération n° 2004-067 du 24 juin 2004 concernant les traitements automatisés d'informations nominatives mis en oeuvre par les communes pour la gestion de l'état civil, de la Commission nationale de l'informatique et des libertés (Cnil), qui fixe les règles applicables à l'établissement, la délivrance et la conservation des documents de l'état civil lors de la mise en place d'un traitement automatisé des données d'état civil.
Le présent article propose de compléter ces règles par un décret fixant les caractéristiques techniques des traitements mis en oeuvre par les communes pour assurer un plus grand niveau de sécurité à la conservation de ces données dans des conditions garantissant leur confidentialité.
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La dispense de tenir les registres en
double exemplaire en cas de traitement automatisé des données de
l'état civil
Le nouvel article 40 dispense les communes dont les registres sont automatisés de l'obligation d'établir un second exemplaire envoyé au greffe du tribunal de grande instance (TGI).
La justification historique de la tenue de ce double des registres de l'état civil était de disposer d'une sauvegarde en cas de destruction de l'un des deux registres, pour permettre de reconstituer les actes perdus. L'intérêt de ce dispositif a cependant été amoindri par la suppression de l'obligation de mettre à jour le double du registre détenu par les juridictions par la loi n° 89-18 du 13 janvier 1989 portant diverses mesures d'ordre social ( cf. infra ) et par la dématérialisation croissante de ces registres ( cf. supra ).
Selon l'étude d'impact annexée au projet de loi, environ 1 000 communes, parmi les plus importantes, représentant en volume environ 80 % des actes édités, seraient éligibles à la dispense du double registre 110 ( * ) .
Cette dispense est également applicable aux actes établis par le ministère des affaires étrangères à l'égard des Français en pays étranger. Les registres n'auront plus à être tenus en deux exemplaires et, par modification de l'article 48 du code civil, le double de ces registres n'aura plus à être adressé chaque année au ministère des affaires étrangères 111 ( * ) .
À cet égard, votre commission a adopté un amendement ( COM-15 ) déposé par Mme Jacky Deromedi précisant que la conservation des données de l'état civil des Français établis à l'étranger serait nécessairement assurée de manière dématérialisée, dans les mêmes conditions de sécurité que celles imposées aux communes. En effet, dans sa rédaction initiale le texte comportait une ambiguïté, laissant penser que, quel que soit le mode de traitement des données (manuel ou dématérialisé), la tenue du double du registre serait supprimée. Or, la suppression du double du registre serait problématique en l'absence de dématérialisation du traitement des données.
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La dispense d'envoi au greffe des avis
de mention à apposer en marge d'un acte déjà
inscrit
Le présent article complète l'article 49 du code civil pour prévoir que les communes qui ont fait le choix du traitement automatisé des registres seront dispensées de l'envoi des avis de mentions au greffe.
Ces avis concernent la mise à jour des actes, à la suite d'une modification de l'état d'une personne, par mention portée en marge d'un acte déjà inscrit.
Bien que la mention n'ait plus, depuis le 1 er janvier 1989, à être portée sur le double du registre conservé au tribunal de grande instance, , en application de l'article 75 de la loi n° 89-18 du 13 janvier 1989 portant diverses mesures d'ordre social 112 ( * ) , l'article 49 du code civil prévoit tout de même que l'officier de l'état civil adresse un simple avis de la mention au procureur de la République.
Le présent article dispose que, pour les communes ayant opté pour un traitement automatisé, ces avis n'auront plus à être envoyés.
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La suppression du contrôle
systématique de l'état des registres par le procureur de la
République
Enfin, le présent article modifie l'article 53 du code civil pour mettre fin à la vérification de l'état du double des registres par le procureur de la République, chaque année, après leur dépôt au greffe.
Cette mission s'inscrit dans le cadre du rôle du parquet en matière d'état civil, réaffirmé par la loi n° 2013-404 du 17 mai 2013 ouvrant le mariage aux couples de personnes de même sexe , qui a créé un article 34-1 du code civil consacrant expressément un pouvoir de contrôle et de surveillance du parquet sur les officiers de l'état civil. Cet article dispose que « les actes de l'état civil sont établis par les officiers de l'état civil. Ces derniers exercent leurs fonctions sous le contrôle du procureur de la République . »
Actuellement, lors de ce contrôle, le procureur dresse un procès-verbal sommaire de la vérification, dénonce les contraventions ou délits commis par les officiers de l'état civil et requiert, le cas échéant, contre eux, une condamnation au versement d'une amende.
Désormais, ce contrôle serait une simple faculté pour le procureur, qui pourrait l'exercer à tout moment. Les effets attendus de cette modification sont un allègement de la charge du parquet par la suppression du contrôle annuel systématique mais également un renforcement de l'efficacité de ce contrôle, qui pourrait être inopiné et porter, non seulement sur le double éventuellement conservé au greffe, mais également sur les registres originaux détenus en mairie.
Votre commission a adopté un amendement de précision rédactionnelle ( COM-108 ).
Elle a ensuite adopté l'article 18 ainsi modifié .
* 109 Dans sa rédaction issue du décret n° 97-852 du 16 septembre 1997 modifiant le décret n° 62-921 du 3 août 1962 modifiant certaines règles relatives aux actes de l'état civil .
* 110 Étude d'impact annexée au projet de loi p. 133.
* 111 Actuellement, ce double est adressé au service central de l'état civil du ministère des affaires étrangères qui se situe à Nantes.
* 112 Cette dérogation n'est pas applicable aux communes ultramarines.