2. Le système universitaire de documentation
Le
système universitaire de documentation (SU ou SUD) permettra
d'améliorer l'accès à l'information à travers un
outil unique aisément consultable. En effet,
il existe actuellement
plusieurs outils collectifs dans le domaine documentaire :
le catalogue collectif national des publications en série
(CCNPS)
: il s'agit à la fois d'une base de données
bibliographiques qui permet l'identification des publications en série
(291.000 notices localisées), et d'une base de données factuelles
qui fournit des informations sur les localisations, les états des
collections consultables dans les 2.900 organismes documentaires participant au
catalogue collectif et sur les caractéristiques de ces organismes ;
le Pancatalogue
: il décrit et localise les livres
possédés par les bibliothèques universitaires et
bibliothèques des grands établissements ; il est également
utilisé dans le système en ligne de prêt entre
bibliothèques ; la base du Pancatalogue recense plus de 5.400.000
ouvrages localisés correspondant à plus de 3.200.000 titres, le
catalogue étant alimenté de façon entièrement
automatique par réutilisation des données créées
par les catalogueurs dans les réseaux bibliographiques reconnus au
niveau national : BN-OPALE, OCLC, SIBIL ;
Téléthèses
: cette base de données
bibliographiques recense les thèses soutenues en France dans les
universités et les établissements habilités à
délivrer le doctorat ; elle compte (en mai 1998) 335.000
références réparties en trois fichiers : lettres (25 %),
sciences (30 %) et santé (45 %) ;
le prêt entre bibliothèques
(voir ci-dessus).
Ces différents catalogues collectifs seront fusionnés dans le
système universitaire auquel seront connectées toutes les
bibliothèques universitaires, ce qui permettra de remédier aux
dysfonctionnements actuels inhérents à la pluralité des
outils collectifs : redondance des informations, rupture entre la recherche et
l'accès final au document, obsolescence des logiciels...
Le système universitaire est le fruit d'une réflexion
déjà vieille de plusieurs années.
En 1992, la Direction chargée des bibliothèques au sein du
ministère chargé de l'enseignement supérieur
lançait la réalisation du schéma directeur informatique du
réseau des bibliothèques de l'enseignement supérieur, dont
les conclusions mettaient en évidence la nécessité de
développer et de moderniser l'ensemble des outils informatiques de
coopération entre bibliothèques.
La réalisation du projet issu de ces conclusions a été
confiée à
l'Agence bibliographique de l'enseignement
supérieur (ABES)
, établissement public à
caractère administratif, situé à Montpellier, et
créé par le décret n° 94-921 du 24 octobre 1994. Ses
missions sont définies par l'article 2 dudit décret (voir
encadré ci-après).
Article 2
- L'agence recense et localise les fonds documentaires des
bibliothèques de l'enseignement supérieur dans le but de
faciliter l'accès aux catalogues bibliographiques, aux bases de
données ainsi qu'aux documents.
Elle assure la coordination du traitement documentaire des collections et
veille en particulier à la normalisation du catalogage et de
l'indexation.
Elle assure la gestion et le développement des systèmes et des
applications informatiques nécessaires à l'accomplissement de ces
missions.
Elle édite sur tout type de support les produits dérivés
des catalogues ou systèmes d'information dont elle assure la gestion.
Elle apporte son concours, en tant que de besoin, aux établissements
d'enseignement supérieur dans le domaine de l'information
bibliographique.
Elle coopère avec les organismes concourant aux mêmes fins, tant
en France qu'à l'étranger.
En 1997, l'ABES disposait d'un budget de 27,76 millions de francs, les
subventions s'élevant à 20 millions de francs. Elle employait
46 personnes : 19 ingénieurs et techniciens, 16 personnels de
bibliothèques, dont une majorité de conservateurs, 5 personnels
administratifs, 3 contractuels et 3 CES/CEC.
A l'issue d'une procédure d'appel d'offres sur performances, l'ABES
a
retenu l'offre présentée par PICA, organisme
néerlandais ayant développé et gérant pour
l'ensemble des bibliothèques des Pays-Bas un système
répondant à
90 % des besoins définis dans le cahier
des charges. La société Bull a été choisie par PICA
comme sous-traitant.
Ce choix correspond à des orientations fondamentales de mise en oeuvre :
- s'appuyer sur un système existant, fonctionnant sur au moins un site
de taille comparable afin de minimiser les risques liés en particulier
aux développements spécifiques ;
- mettre en oeuvre un système capable de communiquer avec des
systèmes documentaires hétérogènes, et respectant
donc les normes internationales dans le domaine ;
- enfin disposer au minimum, de la part du fournisseur, d'un engagement
d'évolution vers une plate-forme de type "système ouvert".
Le marché a été notifié par l'ABES le 23 septembre
1997 : le projet est donc entré depuis cette date en phase de
réalisation, dont les principales étapes sont les suivantes :
- 1997-1998 installation du prototype sur plate-forme expérimentale
- 1998-1999 mise en oeuvre du système opérationnel sur la
plate-forme d'exploitation
- 1999 expérimentation en grandeur réelle sur 7 sites pilotes
(Lille III, Nice-Sophia Antipolis, Lyon II, Rennes II, Grenoble II, Perpignan,
Le Mans)
- 2000 déploiement sur l'ensemble des sites (110 bibliothèques
réparties en 330 sites géographiques distincts) ; accès
à 4,5 millions de données bibliographiques.
Accessible via Renater et Internet, et appliquant les normes et standards les
plus avancés en matière documentaire, le SU se veut avant tout un
outil ouvert et au service de ses utilisateurs. La convivialité des
interfaces d'accès, la robustesse des fonctionnalités et la
fiabilité du dispositif technique sont donc au centre du projet.
Le système repose sur
quatre grands blocs de
fonctionnalités
, étroitement articulés entre eux.
a) Un catalogue collectif unique
, regroupant la description
bibliographique de tous les documents conservés dans les
bibliothèques de l'enseignement supérieur, quels que soient la
nature ou le support de ces documents (documents papier, audiovisuels,
informatiques), et fournissant également la localisation de ces
documents.
Il s'agit là du coeur du système
: le catalogue collectif
de localisation est en effet le seul outil permettant d'identifier et de
localiser les documents ; il est donc l'outil de base de la mutualisation des
ressources ; il participe aussi à la visibilité du patrimoine
documentaire des universités.
Ce catalogue est également un élément clé de la
coopération :
- au plan national, il sera en effet, avec celui de la Bibliothèque
nationale de France et le catalogue de fonds patrimoniaux des grandes
bibliothèques publiques, l'un des trois grands ensembles de
données bibliographiques auxquels le Catalogue collectif de France
donnera accès,
- au plan international, il permettra d'échanger des données
bibliographiques avec d'autres grands réseaux documentaires.
b) Un système de gestion des demandes de fourniture à distance
des documents
: associé au catalogue collectif, il permettra,
à l'issue d'une recherche, de sélectionner un document pour en
commander la fourniture à distance. Le système offrira en outre
des facilités de gestion (circulation automatique des demandes de
fourniture, gestion des comptes des utilisateurs, facturation et suivi). Ce
système participe donc à la fois de la mutualisation des
ressources documentaires et de la recherche de gains de productivité,
par l'allégement de certaines tâches de gestion.
c) Un système de fourniture électronique des documents :
Webdoc.
Ce système, particulièrement novateur, permettra
d'obtenir en ligne le texte complet d'un document électronique. Il
s'agit là d'une évolution majeure de la fonction de fourniture
à distance des documents, qui répond à une attente
très forte des utilisateurs et placera les universités
françaises parmi les plus avancées au monde en matière de
nouvelles technologies documentaires.
d) Des fonctionnalités de catalogage partagé :
le
catalogage partagé permet à toute bibliothèque de
récupérer pour ses besoins propres les notices bibliographiques
existant dans le catalogue collectif en n'ayant à ajouter à une
notice existante que peu d'éléments spécifiques (cote,
numéro d'inventaire par exemple). Le catalogage représentant une
importante charge de travail dans les bibliothèques, il s'agit là
d'un dispositif particulièrement efficace pour réaliser des gains
de productivité.
Par ailleurs, le SU se fournira lui-même en notices déjà
cataloguées auprès de divers fournisseurs (et notamment
auprès de la Bibliothèque nationale de France), de façon
à diminuer encore la part de catalogage original des
bibliothèques universitaires ainsi que les coûts d'achat des
notices bibliographiques : ces notices seront en effet achetées une
seule fois par l'ABES pour le SU (qui les redistribuera aux organismes
participants), et non de multiples fois par les différentes
bibliothèques.
Plus largement,
le système universitaire s'intégrera au
Catalogue
collectif de France
qui doit donner accès à
environ 15 millions de notices bibliographiques stockées dans trois
catalogues : celui du système universitaire, celui de la
Bibliothèque nationale de France et celui constitué à
partir de la conversion rétrospective de certains fichiers des
catalogues d'une cinquantaine de bibliothèques municipales
rétroconverties.