IV. LA RÉORGANISATION DU CAPM, UNE RÉUSSITE MENACÉE
A. LA TRANSFORMATION DU CPAM EN CENTRE D'ARCHIVES : UNE RÉORGANISATION RÉUSSIE AVEC DES MOYENS EN FORTE BAISSE
1. Une réorganisation menée de manière exemplaire
L'intégration du CAPM au SHD répond à la volonté de recentrer la DSN autour de sa mission stratégique, la Journée défense et citoyenneté (JDC), et de rationaliser la fonction archives du ministère de la défense.
Plus qu'un changement de tutelle, il en résulte une transformation fondamentale : jusqu'ici considéré comme un centre administratif, le CAPM devient un centre d'archives .
En tant qu'établissement de la DSN, le BCAAM avait pour missions d'exploiter et de traiter les demandes des ressortissants dégagés des obligations du service national (DOSN) à partir des dossiers qu'il conservait.
En tant que centre du SHD, le CPAM doit réaliser les quatre missions traditionnelles d'un centre d'archives que sont la collecte, le classement, la conservation et la communication des archives publiques qui lui sont confiées, la mission administrative précitée étant intégrée dans la mission de communication.
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Les fonds du CAPM Les archives individuelles représentent 34 millions de dossiers individuels constitués de: - dossiers de personnel DOSN (dégagés des obligations du service militaire) : plus de 28 millions de dossiers non officiers nés entre 1921 et 1998 (classes 41 à 98) (à l'exception des dossiers des sous-officiers honoraires Air et des officiers Mariniers honoraires) et administrés du livre I (non soumis aux obligations du service national) gérés par le CAPM depuis mars 2010. - dossiers Officiers : 310 000 dossiers d'officiers de l'Armée de Terre, Gendarmerie, Santé et autres services communs depuis le 1 er janvier 1971 ; - dossiers Féminines : 152 000 dossiers des féminines nées avant le 1 er janvier 1983, date de mise en place de la JAPD pour les filles ; - dossiers étrangers : plus de cinq millions de dossiers des anciens ressortissants des colonies et protectorats français, ainsi que des étrangers ayant servi sous commandement français tels que les polonais et les tchèques lors de la campagne 1939-1940 (environ cent mille dossiers). Les archives collectives sont constituées des archives administratives et médicales des unités dissoutes depuis 1936, ainsi que celles de plus de cinq ans d'âge des unités en activité. 17 000 formations de l'armée de terre et des services communs sont représentées. La collecte s'élève à environ neuf tonnes par an, soit deux kilomètres linéaires, dont plus de la moitié est détruite. Le CAPM est aussi détenteur de la collection complète des ordres généraux et citations attribuées aux militaires depuis 1914 (plus de 6 millions). Source : service historique de la défense |
Le passage d'un statut à l'autre, outre qu'il implique l'accomplissement de nouvelles tâches, a donc nécessité la redéfinition des missions du centre, la transformation complète de ses structures et de ses modes de fonctionnement.
Cette évolution a été conduite par la chef de centre suivant une méthodologie dont vos rapporteurs ont constaté qu'elle avait produit un résultat remarquable.
Dans une première phase, les agents ont participé à la réalisation d'audits des activités du CAPM ainsi qu'à la rédaction des processus à mettre en oeuvre dans la nouvelle organisation du centre.
Parallèlement, des réunions ont été organisées avec les représentants du personnel pour présenter l'avancement des travaux et prendre en compte les critiques que ces derniers soulèvent (une fois par mois par la chef de centre, puis une fois par semaine durant la période qui a précédé la mise en place de la réorganisation).
Enfin, l'ensemble du personnel est réuni par deux fois pour une présentation de la réorganisation au cours d'une conférence suivie d'un débat.
La seconde phase, à partir de septembre 2011, consiste à mettre en pratique la réorganisation qui a été validée, en formant au préalable les agents, en déployant ensuite les nouveaux processus puis en les faisant vivre en maîtrisant les enjeux et les conséquences de cette réorganisation.
Simultanément, le futur référentiel unique d'organisation (RUO) a été publié en interne. Tous les agents ont alors été invités à choisir leur poste dans la nouvelle organisation. Pour cela, l'intégralité des fiches de poste de la nouvelle organisation a été publiée sur le réseau informatique interne. En outre, le nouveau département de la collecte et de la conservation a organisé un forum des métiers pour présenter ses activités aux agents intéressés.
Chacun a alors été invité à choisir trois postes dans l'ordre de ses priorités. Une fois cette sélection faite, les chefs de service correspondants ont priorisé leurs recrutements.
Pour cela, chaque personne a été reçue en entretien d'embauche par son futur chef de service. Une telle procédure implique donc de procéder dans l'ordre hiérarchique inverse. Ce sont donc les agents de catégorie A qui ont choisi leurs postes en premier (de novembre à décembre 2011), puis les agents de catégorie B ou assimilés (de janvier à février 2012) et enfin les agents de catégorie C et les ouvriers de l'État (de mars à avril 2012).
Les équipes ont ainsi constituées avant l'été 2012. Après une première prise de contact, elles ont été prêtes à fonctionner sous la nouvelle organisation en septembre 2012
2. Des moyens en forte baisse
a) Des effectifs en forte baisse
Les effectifs sont passés entre 2010 et 2013 de 332 à 262 personnes, soit une réduction de 21%. Cette réduction s'est traduite par la suppression de la quasi-totalité des postes militaires , les effectifs civils ayant été maintenus en portant un effort particulier sur l'encadrement, notamment en cadres B dont les effectifs ont été accrus de 50 %.
Évolution des effectifs du CAPM
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Années |
Personnel militaire |
Personnel civil |
Total général |
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Officiers |
S/Officiers |
Evat (1) |
Total militaires |
Cat A |
Cat B |
Cat C |
Ouvriers d'État |
Total civils |
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2010 |
6 |
58 |
10 |
74 |
6 |
20 |
174 |
58 |
258 |
332 |
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2011 |
3 |
23 |
4 |
30 |
5 |
27 |
176 |
56 |
264 |
294 |
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2012 |
0 |
0 |
0 |
0 |
9 |
29 |
186 |
52 |
276 |
276 |
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2013 |
1 |
0 |
0 |
1 |
7 |
30 |
171 |
53 |
261 |
262 |
(1) Engagés volontaires de l'armée de Terre
Source : service historique de la défense
Si cela ne compense pas l'ensemble des suppressions de postes, la baisse des effectifs s'est pour partie effectuée dans le cadre d'une mutualisation de certaines fonctions de soutien grâce à :
- la création des bases de défenses (BDD), avec la suppression des 34 postes d'administration générale et de soutien commun et leur transfert vers le Groupement de soutien de la base de défense (GSBdD) de Pau ;
- la montée en puissance de la direction interarmées des réseaux d'infrastructure et des systèmes d'information (DIRISI) du ministère de la défense, avec la suppression des 15 postes d'informaticiens, et leur transfert vers la DIRISI.
En outre, le personnel restant a été profondément renouvelé : les départs ajoutés aux vacances de postes ont conduit à recruter sur cette période 83 personnes, dont 43, soit 52 %, dans le cadre des restructurations menées par le ministère de la défense.
Ce renouvellement et les nouvelles missions confiées au CAPM ont nécessité d'importantes actions de formation, dont a bénéficié l'ensemble du personnel.
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Actions de formation au CAPM - 34 cadres des catégories A et B ont suivi des formations au management (3 sessions de 3 jours pour un coût de 6 255 euros) ; - la quasi-totalité des agents ont suivi une formation sur deux jours d'initiation à l'archivistique, assurée par des conservateurs du patrimoine du Service interministériel des archives de France (SIAF), (12 sessions de deux jours organisées pour 240 agents personnes, pour un coût total de 3 700 euros en frais de déplacement, les frais pédagogiques étant pris en charge par le SIAF, soit une économie de 85,3 % sur le budget de 25 200 euros initialement prévu). - 40 agents oeuvrant dans le domaine de la communication des archives ont été formés au droit des archives par des intervenants faisant partie de l'Association des archivistes français, association reconnue par le ministère de la culture (deux sessions de trois jours organisées pour un coût de 7 800 euros). Source : service historique de la défense |
b) La baisse des dépenses de fonctionnement
Au 1 er janvier 2011, 1 068 000 euros de budget de fonctionnement ont été transférés du BOP de la DSN vers le BOP « Commandant interarmées du soutien » (COMIAS).
En 2011, la dépense a finalement été de 757 657 euro, le CAPM réalisant une économie de 29 % par rapport au budget transféré.
En 2012, la dépense connaît une nouvelle baisse, de 21 %, pour s'établir à 598 671 euros.
Au total, en deux ans, une économie de 44 % a été réalisée par rapport à l'enveloppe initiale
Les économies ont porté en particulier sur les consommables (frais postaux, fournitures de bureau, consommables informatiques et papier) avec une diminution en 2012 de 22,68 %, sur les dépenses diverses (nettoyage des locaux, mobilier, prestations multiservices, intérêts moratoires), qui baissent de 59,3 %, sur l'achat de mobilier (- 95 %), sur les dépenses d'abonnement (collecte et traitements des déchets, téléphonie et abonnements journaux), sur le ménage (- 74 %). Vos rapporteurs ont pu constater que le ménage des bureaux était désormais effectué par les agents eux-mêmes.
Ces efforts ont permis de compenser la hausse de 11,79 % du poste « énergies » et de dégager les ressources pour financer une hausse de 57,6 % des travaux de maintenance (alarmes, vidéo surveillance, incendie, casernement et reprographie).
c) Un budget « coeur de métier » fortement contraint
Le budget « coeur de métier » transféré au SHD le 1 er janvier 2012 s'élevait à 348 471 euros.
En 2012, la dépense s'est finalement établie à 291 000 euros, en retrait de 16,5 % par rapport à ce budget.
En 2013, le SHD n'a alloué au CAPM qu'un budget de 161 556 euros, soit une baisse de 44,6 % par rapport à l'année précédente.