TROISIÈME PARTIE - RELANCER LES MISSIONS EN SOUFFRANCE
I. MIEUX PRENDRE EN COMPTE LES MISSIONS SPÉCIFIQUES DU SHD À L'ÉGARD DU MINISTÈRE DE LA DÉFENSE ET DES ADMINISTRÉS
Certaines des missions administratives du SHD sont conçues comme de simples composantes de la mission générale de communication qui incombe à tout service d'archives.
Elles se distinguent pourtant assez nettement de cette mission, notamment en ce qu'elles impliquent non simplement de communiquer des documents archivés, mais la production de pièces administratives à partir des dossiers conservés.
Il en va ainsi de la qualification des unités combattantes et des actions de feu des unités marine, qui nécessite des personnels capables de reporter des points de navigation sur une carte et sachant lire des documents opérationnels (ordres de circonstance du commandant, journaux de bord et de navigation pour les bâtiments, ordres de missions aériennes pour les aéronefs).
Si le ministère de la défense ne disposait pas de l'autonomie en matière d'archives et était soumis à l'obligation de confier ses archives définitives aux Archives nationales, les documents nécessaires à la qualification des unités seraient en réalité conservés dans un service administratif dédié du ministère de la défense, chargé de leur traitement afin d'en extraire les informations nécessaires à l'établissement des droits des marins. Il serait impensable de verser ces archives aux Archives nationales et de charger ce service du ministère de la Culture d'effectuer les calculs nécessaires. Ce n'est qu'au terme de leur traitement administratif que ces archives seraient reversées à un service d'archives définitives.
Il faut donc se garder d'assimiler service d'archives intermédiaires, qui gardent un intérêt administratif, et service d'archives définitives. On pourrait même considérer que certains documents sont sans doute des archives intermédiaires ou définitives du point de vue des services versants (par exemple les journaux de bord et de navigation pour les unités marines), mais constituent en réalité des archives courantes pour le SHD.
La situation du CAPM, récemment intégré au SHD, est assez éclairante de ce point de vue. Chargé de la communication des états signalétique et des services (ESS) des appelés du contingent, de la certification des cartes du combattant, ou encore de la rédaction de mémoires de proposition pour les décorations, le CAPM a traité en 2012 plus de 200 000 demandes de documents administratifs, qu'il lui appartient souvent d'élaborer à partir des dossiers qu'il conserve.
Dans sa configuration actuelle, le SHD n'est donc pas le simple pendant des Archives nationales pour le ministère de la défense.
Persister, comme semblent le faire la DMPA et le SGA, à le considérer strictement comme un centre d'archives, en prenant comme modèle les Archives nationales, conduit à ce que soient parfois négligées les missions administratives du SHD.
Il a ainsi fallu attendre qu'un rapport de l'Inspection générale des armées - Marine (IGAM) pointe les dysfonctionnements dans l'établissement des droits des marins pour que la tutelle du SHD s'avise de renforcer, de manière toujours insuffisante, les moyens du site de Toulon.
De fait, la qualification des unités combattantes et des actions de feu des unités marine de Toulon accuse un retard moyen de huit ans, qui peut atteindre dix ans pour certains bâtiments.
Cette tâche, très spécialisée, est effectuée par deux sous-officiers réservistes (avec l'aide d'un agent de l'antenne) effectuant des périodes de vingt-cinq jours par an et nécessite un temps de mise à niveau initiale de trois à sept jours avec des effets mécaniques sur le rythme du travail.
En 2012, les périodes de réserve ont fait l'objet d'un droit de tirage important par le SGA, pour plus du tiers de l'horaire théorique. Malgré une exploitation maximale de ses capacités, l'antenne de Toulon ne parvient plus à remplir sa mission de manière satisfaisante.
Face à cette situation, plutôt que d'attendre que le SHD soit doté des moyens adéquats, la préfecture maritime a procédé en 2013 à la mise temporaire pour emploi de trois personnels militaires (officiers mariniers).
La situation, déjà évoquée, du CAPM est approchante : s'il a trouvé les ressources internes pour faire face à un surcroît exceptionnel d'activité et, notamment, pour traiter les demandes de l'ONAC en vue de l'établissement de cartes du combattant et de titres de reconnaissance de la nation, on continue d'exiger de lui qu'il assume ses nouvelles missions de centre d'archives tout en réduisant ses moyens.
Il convient donc que ces missions administratives soient mieux identifiées et valorisées au sein du SHD, afin d'arriver à une meilleure adéquation entre la charge de travail qu'elles représentent et les effectifs qui y sont affectés.
La modernisation du système d'information du SHD et la numérisation des fonds doivent également contribuer à gagner en productivité et ainsi améliorer des délais de traitement qui ne sont, aujourd'hui, pas toujours acceptables.
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Recommandation 11 : mieux identifier et valoriser les missions proprement administratives accomplies par le SHD afin d'arriver à une meilleure adéquation entre la charge de travail qu'elles représentent et les effectifs qui y sont affectés. |