C. LES APPLICATIONS INFORMATIQUES UTILISÉES PAR LES SERVICES DE L'ETAT
Au niveau local, la DIV a mis en place dans une vingtaine de départements un outil - Poliville - pour le traitement des demandes de subvention.
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L'outil Poliville Poliville est un outil informatique de dématérialisation et d'instruction des demandes de subvention, actuellement installé dans vingt-neuf préfectures. Il a été développé par la DIV à partir d'une expérimentation locale menée par le service « politique de la ville » de la préfecture des Bouches-du-Rhône. Ce premier outil a été suivi d'un second présentant des fonctionnalités Web développé par un prestataire informatique selon un cahier des charges défini par la DIV. L'un et l'autre, Poliville et Poliville Web , ont été déployés entre 2000 et 2005 selon les demandes formulées par les préfectures. Le financement de Poliville Web (développement, formation, déploiement) était de 300 000 € sur 5 ans financés par la DIV, la délégation interministérielle à la réforme de l'État et les collectivités territoriales intéressées. La maintenance applicative de Poliville est à la charge de la DIV. L'outil 146 ( * ) offre la possibilité aux porteurs de projet de déposer une demande de subvention via un site Internet, ce qui limite le nombre de dossiers papier pour des projets appelant généralement des co-financements. Il permet ensuite d'assurer une instruction partagée des demandes de subvention. Construit sur le modèle du dossier commun de demande de subvention, il reprend donc les parties du formulaire consacrées à des indicateurs ou au bilan de l'action : publics, lieux de réalisation, méthode d'évaluation, puis bilan qualitatif du projet et compte rendu financier. Rencontrés au cours de l'enquête, les agents de la préfecture de Seine-Saint-Denis qui utilisent Poliville portent un jugement globalement positif sur l'opérationnalité de cette application pour l'instruction des demandes de subvention ; en revanche, l'absence d'interface avec NDL 147 ( * ) impose une double saisie source de ruptures de traitement. Source : DIV |
L'ACSÉ a procédé, au début de l'année 2007, à l'installation en préfecture d'un outil informatique, appelé GIS, qui permet le suivi et le traitement des financements des projets relevant de sa compétence. La Cour a examiné les modalités d'utilisation de ce nouvel outil en Seine-Saint-Denis :
- Il permet un suivi plus précis du dossier d'instruction en distinguant clairement les phases d'examen du dossier de programmation ;
- La problématique de la liaison (interfaçage) avec NDL ne se pose plus dans la mesure où le paiement relève désormais de l'agent comptable près l'ACSÉ. Un applicatif de paiement spécifique - CPWIN - est désormais directement relié à GIS.
Toutefois, outre l'objection générale selon laquelle GIS remplace un système relativement récent dont le déploiement est loin d'être encore achevé, ce nouveau système se heurte à deux obstacles importants d'un point de vue opérationnel :
- La traçabilité du suivi des dossiers de subvention est, d'abord, aléatoire. GIS ne reprend pas les données issues des applications antérieures et donc de Poliville 148 ( * ) . Il n'est pas possible, à l'heure actuelle, de connaître sous GIS les subventions précédemment attribuées à un demandeur donné. Par ailleurs, le maintien de la gestion par la DIV de plusieurs dispositifs d'intervention implique, pour les préfectures utilisatrices de Poliville , un double traitement dans GIS et Poliville . Sur ce dernier point, la DIV a indiqué à la Cour que ce double traitement n'a pas vocation à durer ;
- La mise en service de GIS entraîne une forte augmentation du nombre d'actes de notification. En effet, alors que Poliville permettait la mise en oeuvre de notifications globales, GIS rend nécessaire une notification par dossier de subvention. La préfecture de Seine-Saint-Denis a ainsi calculé que si GIS avait été en service en 2006, le nombre de notifications serait passé de 300 à 5 100. La DIV a répondu, à cet égard, à la Cour qu'il est envisagé d'améliorer l'application comptable de l'Acsé afin de notifier et mandater en un seul document toutes les actions relevant d'un même porteur de projet associatif.
De façon sans doute plus ponctuelle, la création de l'Agence a rendu nécessaire la reconstitution sous GIS d'un fichier des tiers pour le paiement des subventions par l'agent comptable de l'ACSÉ. L'objectif était de fusionner le fichier des tiers « politique de ville » avec le fichier des tiers de l'ancien FASILD. Si certains tiers étaient déjà connus de l'ACSÉ, l'envoi d'un dossier papier a été nécessaire dans la plupart des cas 149 ( * ) . L'ACSÉ a précisé à la Cour que cette opération serait terminée à la fin de la campagne de subventions 2007.
L'objectif de la DIV et de l'ACSÉ est de faire évoluer GIS et Poliville au cours de l'année 2008 pour basculer sur la plate-forme interministérielle « subvention en ligne » 150 ( * ) . Ce site Internet, piloté par la direction générale de la modernisation de l'État, a vocation à constituer un guichet unique pour le dépôt de demandes de subventions par les associations 151 ( * ) .
Le schéma-cible d'organisation des outils informatiques de suivi et de gestion des crédits de la politique de la ville serait le suivant :
- dépôt des demandes de subvention sur « Subvention en ligne »,
- instruction comptable et financement des demandes avec GIS et CPWIN.
* 146 Une description des différents modules de Poliville est présentée en annexe.
* 147 Application comptable interministérielle Nouvelle Dépense Locale.
* 148 L'Acsé a commandé au prestataire de Politiville , au second semestre 2007, une interface entre Poliville Web et GIS afin d'importer dans GIS les données Poliville Web saisies fin 2006 ou début 2007. L'historique antérieur n'est, en revanche, pas repris.
* 149 Sur les 900 associations bénéficiaires de subventions au titre de la politique de la ville, seules 200 étaient pré-référencées dans le fichier des tiers de l'ACSÉ.
* 150 La direction générale de la modernisation de l'État (DGME), dans le cadre de la politique gouvernementale de dématérialisation des formulaires, a développé un portail Internet interministériel visant à la dématérialisation du formulaire de demande de subvention. Il s'agit de "Subvention en ligne", nom officiel du projet Subv&Net, inscrit au programme de modernisation Adèle (administration électronique). Ce portail sera également accessible aux collectivités territoriales. Son développement est achevé et il est en cours de test dans le Rhône.
* 151 En 2006, 38 départements expérimentent la dématérialisation du dépôt de demandes de subventions.