2. Règlement intérieur
Texte approuvé par le Conseil d'administration le 3
juillet 1999
L'article 4 du décret n° 86-233 du 18 février 1986 prévoit que les candidats à l'Académie de France à Rome doivent souscrire une déclaration selon laquelle ils s'engagent à observer le règlement intérieur de l'Académie.
Le règlement intérieur vise à clarifier et faciliter les conditions de séjour et de travail des pensionnaires de l'Académie de France à Rome. Il est approuvé et, le cas échéant, modifié par le Conseil d'administration de l'Académie. Il est adressé à chaque pensionnaire dès son admission à l'Académie.
Article 1 er : Durée du séjour
La date d'arrivée des pensionnaires à la Villa Médicis est fixée par la direction de l'Académie, en concertation avec chaque pensionnaire concerné, à des heures ouvrables (entre 7 h 30 et 20 h), un jour ouvrable entre le 10 et le 15 du mois du début du séjour.
La date de départ des pensionnaires de la Villa Médicis est fixée dans les mêmes conditions, un jour ouvrable entre le 15 et le 25 du dernier mois du séjour.
Pendant la période où les pensionnaires n'ont pas encore rejoint la Villa Médicis ou bien l'ont déjà quittée à la demande de la direction en application de l'alinéa précédent, les pensionnaires concernés perçoivent néanmoins normalement leur rémunération et leur indemnité de résidence, et ils sont soumis à la retenue pour logement.
Les pensionnaires peuvent être dispensés de la retenue pour logement pour le dernier mois de leur séjour en cas de départ effectif avant le premier jour de ce mois, sur demande adressée par écrit au directeur de l'Académie et après décision favorable de ce dernier.
Article 2 : Remboursement des voyages et déménagements
Les pensionnaires sont remboursés de leur voyage aller et retour de leur lieu de résidence en France à Rome sur la base du tarif T3 Wagons-Lits de seconde classe pour eux-mêmes, leurs conjoints et leurs enfants, sur présentation de pièces justificatives.
Le déménagement aller n'est pas remboursé. Le déménagement retour est remboursé selon les conditions fixées par le décret n° 86-416 du 12 mars 1986 avec un abattement de 50 % pour logement équipé sur place), soit à titre d'exemple, à hauteur de 5.300 F pour un célibataire.
Article 3 : Accueil
Dès leur arrivée à la Villa, les pensionnaires se présentent au Directeur, au Secrétaire Général et à l'Intendant-Agent Comptable. Les historiens d'art et les restaurateurs se présentent également au Chargé de Mission pour l'histoire de l'Art.
Ils remettent au secrétariat et à la comptabilité tous les documents nécessaires les concernant ainsi que ceux concernant leurs conjoints et leurs enfants.
Ils bénéficient d'une carte de pensionnaire de l'Académie de France à Rome.
Article 4 : Situation financière et fiscale
Les pensionnaires bénéficient, pendant la durée de leur séjour d'une rémunération principale, d'une indemnité de résidence et, éventuellement, de majorations familiales.
L'indemnité de résidence est destinée à compenser toutes les dépenses d'ordre privé liées à l'expatriation, à contribuer à l'équipement complémentaire du logement sommairement meublé qui est mis à disposition des pensionnaires et à permettre à ces derniers de financer les acquisitions nécessaires à l'ordinaire de leurs travaux et recherches personnelles.
Ces sommes leur sont versées sur un compte en francs français ouvert auprès d'un établissement bancaire romain.
La rémunération qui leur est versée vise à leur permettre de se consacrer uniquement à la création et à la recherche pendant leur séjour à l'Académie. Elle est donc exclusive de toute autre rémunération impliquant un lien de dépendance vis-à-vis d'un employeur. Les pensionnaires sont tenus de signaler par écrit à la direction de l'Académie tout problème qui pourrait se poser pour l'application du présent alinéa.
Les pensionnaires doivent déclarer à l'administration fiscale française le montant de la rémunération principale qui leur est versée. La même déclaration est faite par l'Académie.
Article 5 : Sécurité Sociale et santé
Les pensionnaires peuvent relever de différents régimes de sécurité sociale (régime général, Agessa, Maison des artistes, etc...). Ils indiquent à l'Agent comptable de l'Académie, par écrit, leur situation sociale avant leur arrivée à la Villa et s'ils souhaitent le maintien de celle-ci.
La souscription d'une protection complémentaire par une mutuelle ou une assurance personnelle est vivement recommandée. L'Académie ne pourra pas prendre en charge des dépenses liées à des difficultés de santé d'un pensionnaire ou d'un membre de sa famille.
En cas de maladie contagieuse d'un pensionnaire ou d'un membre de sa famille, l'intéressé doit se faire hospitaliser, et ne peut regagner la Villa qu'au terme de la période de guérison, après certificat médical.
En cas de maladie grave imposant le retour du pensionnaire dans son pays d'origine, l'indemnité de résidence est calculée au taux applicable en France.
Article 6 : Situation familiale
Les pensionnaires peuvent venir à la Villa accompagnés de leurs conjoints et de leurs enfants, dans la mesure de la capacité d'accueil de la Villa. Il sera tenu compte, si possible, de leur situation familiale dans l'attribution des logements. Il ne pourra, en revanche, pas être tenu compte de leur situation familiale dans l'attribution des ateliers : le conjoint artiste d'un pensionnaire ne pourra en aucun cas prétendre à l'attribution d'un atelier à la Villa.
Les parents sont responsables des faits et gestes de leurs enfants et doivent surveiller leurs jeux et leurs déplacements. Il leur est recommandé de s'assurer en responsabilité civile.
Article 7 : Logements et ateliers
L'attribution des logements et ateliers est faite par le Directeur. Les pavillons de la Porte Pinciana sont réservés prioritairement aux familles avec enfants et aux pensionnaires disposant d'un atelier.
Les pensionnaires écrivains, historiens d'art et scénaristes n'ont pas droit à un atelier.
Les pensionnaires peuvent demander à titre exceptionnel à ne pas être logés à l'Académie. Ils peuvent alors demander à être logés à leurs frais en ville ou dans les environs de Rome. Ils doivent en faire la demande écrite avant leur arrivée à Rome. Ils ne peuvent alors revenir habiter à la Villa qu'avec l'autorisation du Directeur.
Les pensionnaires se font remettre à leur arrivée les clés de leurs logements, du bar et, le cas échéant, de leurs ateliers, du laboratoire électroacoustique, et du laboratoire photographique. Ils sont responsables de ces clés, ne peuvent en faire effectuer des copies, et doivent les restituer à l'issue de leur séjour. Le code d'ouverture des portails est communiqué chaque mois aux pensionnaires sur leurs fiches de paie. Il ne doit pas être communiqué à qui que ce soit.
Lorsqu'un pensionnaire héberge chez lui une personne extérieure à la Villa en son absence, il doit le signaler par écrit au secrétariat. Les ateliers ne peuvent être prêtés à des tiers extérieurs à l'Académie.
Les pensionnaires sont responsables du maintien en bon état des lieux mis à leur disposition, ainsi que de leur mobilier. Ils doivent les restituer dans l'état où ils les auront trouvés et avec l'intégralité du mobilier et du linge qui s'y trouvent à leur arrivée. La liste de ce mobilier et de ce linge est consignée dans un inventaire qui leur est remis à leur arrivée, et qui est vérifié contradictoirement. Un dépôt de garantie de 2.000 F est prélevé sur la troisième fiche de paie des pensionnaires, et restitué après qu'il aura pu être vérifié que les pensionnaires concernés n'ont laissé aucune dette à l'égard de l'Académie.
Les ateliers des compositeurs sont dotés, s'ils le souhaitent, d'un piano accordé. L'entretien courant et l'accord du piano incombent par la suite aux pensionnaires.
Les pensionnaires sont aidés pour l'entretien des lieux mis à leur disposition par un agent d'entretien intervenant une fois par mois dans les logements, pour un ménage approfondi, et à la demande dans les ateliers et laboratoires. Les diverses interventions du personnel dans les logements et ateliers doivent avoir lieu sur rendez-vous pris à l'avance avec les pensionnaires. Les problèmes éventuellement rencontrés dans ce domaine seront soumis à la direction. Des machines à laver et sécher le linge sont également à la disposition des pensionnaires.
L'Académie ne peut être tenue responsable des vols ou dégradations qui se produiraient dans les logements ou ateliers des pensionnaires. Ceux-ci sont assurés individuellement, contre les dommages incendies et dégâts des eaux ainsi qu'en matière de responsabilité civile, pour leurs logements et ateliers, soit de leur propre initiative, dûment certifiée à l'administration, soit dans le cadre d'une police d'assurance globale conclue par l'Académie de France à Rome. Dans ce dernier cas, le montant de la cotisation individuelle sera prélevé en trois fois sur les trois premières fiches de paie de leur séjour.
Article 8 : Ateliers spécialisés et fournitures
Les photographes ont à leur disposition un laboratoire photo, les compositeurs un laboratoire électroacoustique et les graveurs un atelier de gravure. Les matériels se trouvant dans ces laboratoires sont indiqués sur un inventaire vérifié contradictoirement lors de chaque arrivée d'un nouveau pensionnaire dans les disciplines concernées. Les pensionnaires sont tenus de veiller à la bonne conservation de ces matériels et de signaler par écrit à la direction tout problème pouvant survenir. Ils sont invités à proposer par écrit les améliorations qui leur semblent souhaitables.
Les pensionnaires plasticiens peuvent par ailleurs bénéficier des services de la menuiserie de l'Académie. Ils transmettent au secrétariat les cotes précises des objets, cadres, châssis, etc... qu'ils souhaitent voir exécuter, et le menuisier leur communique le devis d'achat de bois correspondant, qui sera à leur charge. Ils peuvent alors confirmer ou non leur commande, qui sera exécutée dans des délais compatibles avec l'ensemble des tâches confiées au menuisier.
Tous les achats de fournitures (produits photos, papier à musique et cassettes, toiles et peintures, etc) sont à la charge des pensionnaires, la bourse qu'ils perçoivent étant notamment destinée à leur permettre de faire face à ce type de dépenses.
Article 9 : Chambres d'hôtes
Les pensionnaires peuvent demander par écrit au Directeur la mise à disposition pour une durée maximum de sept jours d'une chambre d'hôte au profit d'un parent, d'un ami ou d'une personnalité dont le contact leur est utile pour l'exercice de leur art, dans la limite des disponibilités. Le Directeur les informe de sa réponse dans les meilleurs délais. La réservation d'une chambre d'hôte par un pensionnaire rend ce dernier responsable du paiement de la contribution fixée par le Conseil d'administration.
Le tarif des chambres d'hôtes est communiqué aux pensionnaires par note de service.
Article 10 : Téléphone, télécopie, photocopie, télévision
Un téléphone est mis à la disposition de chaque pensionnaire dans son logement et, s'il le souhaite, et dans la mesure du possible, dans son atelier. Les pensionnaires acquittent une fois par an le montant des abonnements correspondants à leurs équipements, et chaque mois le montant de leurs communications.
Les pensionnaires peuvent demander à utiliser la télécopieuse du secrétariat et la photocopieuse de la bibliothèque ou du secrétariat. Ils acquittent à ce titre une contribution forfaitaire, communiquée aux pensionnaires par note de service. Ils sont tenus de déclarer eux-mêmes les télécopies et photocopies effectuées, sur un cahier consacré à cet effet, détenu par le secrétariat de la bibliothèque.
Une télévision et un magnétoscope sont à leur disposition dans le salon des pensionnaires, sous leur responsabilité.
Article 11 : Repas et consommations
Les pensionnaires peuvent prendre leurs repas à la salle à manger des pensionnaires. Les repas doivent être réservés, par dépôt de tickets-repas, auprès de la cuisine la veille au soir ou le matin avant 9 h 30. Les repas sont réglés au moyen de tickets-repas à la comptabilité le jeudi après-midi. Les horaires de repas sont indiqués par note de service.
Les pensionnaires peuvent prendre des consommations au bar de 8 h 15 à 14 h 15 et de 15 h 30 à 21 h 00. Les consommations doivent être réglées, à la commande, sauf accord particulier avec le barman.
Article 12 : Circulation et stationnement
La circulation et le stationnement de véhicules dans l'enceinte de la Villa ne sont consentis qu'aux véhicules déclarés au secrétariat et pourvus d'une autorisation, dont la durée de validité est limitée à la durée du séjour.
La circulation n'est autorisée que sur l'allée principale et les portions d'allées permettant de rejoindre les lieux de stationnement autorisés. La circulation doit se faire à vitesse réduite. L'usage du Klaxon est interdit dans l'enceinte de la Villa.
Le stationnement est autorisé exclusivement dans les deux parkings aménagés, l'un près de la Porta Pinciana, l'autre dans un carré situé près de l'entrée principale. Tout stationnement au pied de la Villa stricto sensu est interdit. Seul un arrêt ne dépassant pas cinq minutes peut être effectué en dehors des parkings aménagés, pour un chargement ou déchargement d'objets lourds ou encombrants.
Article 13 : Animaux
Il est interdit d'amener et de garder des animaux dans les chambres et studios de la Villa Médicis.
Article 14 : Fleurs
Chacun est invité à respecter la nature. Les pensionnaires peuvent s'adresser aux jardiniers pour obtenir des fleurs coupées ou des plantes en pot. Ces dernières doivent être soignées par eux-mêmes sur instructions des jardiniers et restituées à ceux-ci en cas d'absence.
Article 15 : Voyages d'étude
Les pensionnaires ont la possibilité de soumettre au directeur un projet de voyage s'intégrant dans le cadre de leur programme d'études. La demande d'autorisation doit être présentée par écrit au moins un mois avant le début du voyage envisagé, et préciser les motivations du voyage, les dates de départ et de retour et, dans la mesure du possible, l'itinéraire prévu. L'autorisation du directeur des écrite.
Le voyage doit s'insérer dans le temps du séjour à l'Académie ou dans les deux mois qui suivent immédiatement la fin du séjour.
Une allocation d'incitation au voyage d'étude sera attribuée aux pensionnaires à hauteur d'un maximum de 5.000 FF (au 1/9/91), sous forme de paiement de frais de mission (décret n° 86-416 du 12.3.86).
Cette allocation ne sera versée qu'à une double condition : la présentation au Directeur d'un rapport détaillé sur le voyage effectué et la fourniture à la comptabilité de pièces justificatives montrant que les dépenses effectivement supportées à l'occasion de ce voyage a au moins atteint le montant de l'allocation demandée ; les dates indiquées sur les pièces justificatives doivent correspondre aux dates des voyages organisés. Les pièces justificatives doivent parvenir à la comptabilité avant le 15 décembre de l'année du voyage.
Le crédit de voyage d'étude est susceptible d'être reporté d'un commun accord entre le Directeur et le pensionnaire sur un projet permettant de faire connaître le travail du pensionnaire.
Article 16 : Participation aux activités culturelles
L'article 4 du décret n° 86-233 du 18 février 1986 prévoit que les candidats à l'Académie de France à Rome doivent souscrire une déclaration selon laquelle ils s'engagent à participer, selon des modalités à définir en accord avec le Directeur, aux activités d'échanges culturels et artistiques organisées par l'Académie.
Les pensionnaires sont en effet fortement incités à participer aux activités culturelles de la Villa Médicis et même les susciter, selon des modalités propres de chaque discipline.
L'article 1 er du décret n° 86-233 du 18 février 1986 prévoit que les candidats au titre de l'histoire de l'art ou de la restauration doivent justifier des qualifications voulues pour collaborer sous la direction d'un chargé de mission à l'accomplissement d'un programme commun d'études et de recherches intéressant notamment les rapports entre la France et l'Italie.
Article 17 : Présentation des travaux des pensionnaires
Sous la responsabilité d'un commissaire, les pensionnaires plasticiens et photographes participent à une exposition collective présentée à la Villa Médicis. Le catalogue est collectif et permet, le cas échéant, des tirés à part.
Les architectes, les designers et les scénographes peuvent également présenter leurs travaux.
Les compositeurs sont invités à présenter leurs travaux au cours d'un ou plusieurs concerts. Un budget particulier est individualisé au sein de l'établissement à cette fin.
Les historiens d'art et les restaurateurs peuvent être amenés à participer à la préparation d'une exposition, d'un colloque ou d'une publication.
Tous les pensionnaires peuvent par ailleurs présenter leurs travaux à l'occasion d'une conférence et dans le cadre d'une fiche individuelle du site Internet de l'Académie de France à Rome.
D'autres modalités peuvent être étudiées (lectures pour les écrivains, présentations de films pour les scénaristes, etc), en particulier pour mettre en lumière la dimension interdisciplinaire.
Les pensionnaires fixent les modalités d'organisation de la présentation de leurs travaux avec le Directeur et le Secrétaire Général, et le Chargé de mission pour l'histoire de l'art en ce qui concerne les historiens d'art et les restaurateurs.
Article 18 : Hôtes de passage et hôtes en résidence
Les pensionnaires peuvent proposer au Directeur d'inviter des hôtes de passage, présents à la Villa à l'occasion des « Mardis de la Villa », ou des hôtes en résidence, qui séjournent plusieurs semaines à la Villa, enrichissant le dialogue des générations et des cultures. Les propositions doivent être effectuées par écrit, le plus tôt possible, et mentionner les motivations de leurs auteurs et, dans la mesure du possible, l'adresse et le téléphone des personnes dont l'invitation est proposée.
Les pensionnaires particulièrement intéressés par un hôte de passage venu pour une rencontre du mardi peuvent demander à être invités au repas qui suivra la conférence, le cas échéant. Les demandes d'invitation devront être adressées au Directeur au moins 48 heures avant la conférence. En cas de demandes trop nombreuses, préférence pourra être donnée aux pensionnaires relevant de la discipline la plus proche des activités de l'hôte de passage.
Article 19 : Insertion dans la vie culturelle italienne
Des cours d'italien sont organisés à destination des pensionnaires désirant apprendre cette langue. Les pensionnaires concernés doivent s'inscrire à ces cours en début de séjour et s'engager à en régler le montant. Les cours sont suspendus en cas de fréquentation insuffisante.
Les pensionnaires peuvent demander à la direction de les aider à obtenir les permis nécessaires pour l'accès à des bibliothèques spécialisées et pour la visite de lieux habituellement fermés au public. Ils peuvent aussi suggérer l'organisation de visites guidées d'expositions, de palais ou de monuments à Rome ou en Italie. Le Chargé de mission pour l'histoire de l'art organise chaque année une visite complète de la Villa Médicis et du Palais Farnèse et peut, le cas échéant et avec les pensionnaires historiens de l'art, prêter son concours à d'autres initiatives.
Article 20 : Bibliothèque
Les pensionnaires ont à leur disposition une bibliothèque ouverte tous les jours de la semaine sauf le dimanche. Ils peuvent consulter et emprunter des documents en suivant le règlement intérieur propre à la bibliothèque. Le personnel de la bibliothèque peut les aider dans leurs recherches, et tient à jour des recueils d'adresses visant à faciliter leur séjour et leur travail.
Les pensionnaires participent au choix des documents achetés pour la bibliothèque en faisant part de leurs suggestions et en donnant leur avis sur les propositions d'acquisitions établies deux fois par an par la bibliothèque.
Article 21 : Dépôt d'oeuvres
Les pensionnaires arrivant à la Villa sont tenus de déposer à la bibliothèque un exemplaire de chacun des livres, catalogues, disques ou articles qu'ils ont publiés ou qui leur ont été consacrés avant leur arrivée à la Villa.
Ils sont tenus de remettre à la bibliothèque un exemplaire de chacun des livres, disques ou articles qu'ils pourraient publier ainsi que, dans la mesure du possible, des livres, catalogues, disques ou articles qui leur seraient consacrés pendant leur séjour à la Villa.
Ils sont fortement incités à faire de même pour chacun des livres, catalogues, disques ou articles qu'ils pourraient publier, ou qui leur seraient consacrés, après leur séjour à la Villa.
Les pensionnaires plasticiens et photographes sont informés de la procédure d'acquisition d'oeuvres d'art par le Fonds national d'art contemporain.
D'une manière générale, les pensionnaires sont incités à continuer à informer l'Académie de leurs activités après la fin de leur séjour à la Villa, à lui communiquer leurs changements d'adresse et à faire mention de leur qualité d'ancien pensionnaire de la Villa Médicis à l'occasion de leurs futurs concerts, expositions ou publications.
Article 22 : Rapports avec la direction
Les pensionnaires doivent saisir individuellement le Directeur ou le Secrétaire général pour toute question importante les concernant en rapport avec l'Académie. Ils traitent avec le Directeur et le Secrétaire général, et avec le Chargé de mission pour l'histoire de l'art en ce qui concerne les historiens d'art et les restaurateurs, des questions relatives à leurs travaux et à leurs projets culturels. Ils traitent avec l'Intendant-Agent comptable des conditions matérielles de leur séjour.
Chaque pensionnaire est invité à prendre régulièrement rendez-vous avec le Directeur ou le Secrétaire général, et le Chargé de mission pour l'histoire de l'art en ce qui concerne les historiens d'art et les restaurateurs, pour faire le point sur l'état d'avancement de ses travaux et étudier les dispositions à prendre pour permettre la réalisation de son programme de travail dans les meilleures conditions.
Les pensionnaires sont tenus de remettre au Directeur, dans le mois qui suit la fin de leur séjour à l'Académie, un rapport de fin de séjour, de deux à dix pages, dans lequel ils indiquent, en bénéficiant de la confidentialité requise, ce que leur a apporté leur séjour à la Villa Médicis et ce qui leur paraît devoir être amélioré dans le fonctionnement de l'Académie. Ces rapports sont tenus à la disposition du Président du Conseil d'administration.
Le Chargé de mission pour l'histoire de l'art adresse chaque année au Directeur un rapport sur l'activité des historiens de l'art et des restaurateurs. Ce rapport est communiqué au Président du jury de sélection des pensionnaires et au Président du Conseil d'administration de l'Académie.
Les pensionnaires élisent par ailleurs des délégués qui les représentent auprès du Directeur en ce qui concerne les questions d'intérêt commun. Les délégués assistent au Conseil d'administration avec voix consultative et participent tous les deux mois à une réunion avec la direction, sur convocation du Directeur, qui peut également demander aux délégués d'assister à des réunions exceptionnelles. Les délégués sont élus pour un an, au scrutin de liste, la liste arrivée en tête au premier tour n'étant proclamée élue que si elle a obtenu la majorité absolue des suffrages exprimés et au moins 9 voix. Dans le cas contraire, un second tour est organisé, où ne peuvent se maintenir que les deux listes arrivées en tête, compte tenu d'éventuels désistements. La liste arrivée en tête au second tour est proclamée élue. En cas de vacance de poste, une élection complémentaire est organisée.
Les pensionnaires doivent obligatoirement adresser toute correspondance avec les pouvoirs publics sous couvert du Directeur de l'Académie.
Article 23 : Absences
Les pensionnaires sont tenus de s'installer à Rome. Sauf autorisation exceptionnelle écrite et préalable, ils ne peuvent s'absenter que pour des courtes périodes et en le signalant auparavant par écrit à l'administration de l'Académie. Il est indispensable que l'Académie puisse joindre facilement chaque pensionnaire pendant la durée de son séjour à la Villa. Des absences longues ou trop fréquentes peuvent entraîner la suppression du versement de l'indemnité de résidence, décidée par le Directeur, ou, en cas de particulière gravité, la radiation du pensionnaire concerné, décidée par la commission de discipline.
Article 24 : Discipline
Article 11 du décret n° 86-233 du 18 février 1986 : les pensionnaires se rendant coupables d'infraction à la discipline, à l'honneur, à la probité et plus généralement aux lois du pays dans lequel ils se trouveraient, pourront être frappés d'un blâme, d'une suspension temporaire ou d'une radiation définitive après comparution devant un conseil de discipline présidé par l'Ambassadeur de France en Italie, ou à défaut le Ministre conseiller de cette ambassade et composé du Consul général de France, du Directeur de l'Académie de France et du Secrétaire général de l'Académie de France à Rome.
Le respect des droits de la défense est garanti en cas de procédure disciplinaire : les griefs reprochés à l'intéressé lui sont communiqués, et il est invité à présenter sa défense devant le conseil de discipline.