D. SUR LA PERTINENCE DES PIÈCES COMPTABLES
Si l'on s'attache aux montants concernés, les quelques dizaines de millions d'euros de fonds spéciaux font l'objet d'un contrôle extrêmement rigoureux au regard des centaines de milliards d'euros de fonds normaux. Cela se justifie toutefois pleinement au regard de la nature des fonds spéciaux, de leur légitimation et de leur acceptabilité par l'opinion publique.
Chaque euro dépensé en fonds spéciaux fait l'objet d'une pièce comptable dans le cadre d'une procédure de contrôle interne.
Au vu des sommes en jeu, la question se pose toutefois de savoir jusqu'où il faut aller dans le degré de formalisme pour atteindre un juste équilibre.
Une partie cruciale de l'environnement de contrôle réside en vérité moins dans les pièces justificatives que dans les processus de contrôle mis en place. Ces procédures de contrôle doivent permettre de s'assurer de la production effective d'une source ou de la réalité d'une mission. C'est ainsi un faisceau d'indices qui permet de détecter une possible fraude.
On peut également s'interroger sur la valeur comptable d'un justificatif émis dans un endroit reculé sans que l'on sache dans quelles conditions il a pu être produit. Faut-il mettre potentiellement en danger nos agents pour l'obtention de pièces comptables dont la valeur est très aléatoire ? En pratique, il semble que les agents préfèrent parfois s'acquitter de dépenses modestes sur leurs deniers personnels pour gagner du temps et s'éviter un formalisme administratif et comptable très contraignant.
Dans ces conditions, et si l'on s'attache à la comparaison avec les règles applicables aux fonds normaux, à l'environnement de contrôle et la valeur comptable des justificatifs produits, la commission est favorable à l'introduction de plus de souplesse s'agissant des pièces comptables à produire pour les très faibles dépenses, en n'exigeant pas nécessairement de justificatifs pour les menues dépenses dont le montant est laissé à l'appréciation des services. ( Recommandation générale n° 10 ).
Enfin, la question de la conservation et de l'archivage des pièces comptables a été posée à la commission. En l'espèce les pratiques de destruction sont très variables d'un service à l'autre, faisant apparaître un évident besoin d'harmonisation. La commission en appelle à la CNRLT pour constituer un groupe de travail sur ce sujet, lequel pourrait également traiter de la dématérialisation des pièces comptables ( Recommandation générale n° 11 ).