Le service historique de la défense : donner un avenir à la mémoire de la Nation en armes

DEUXIÈME PARTIE - REMÉDIER À UNE UTILISATION SOUS-OPTIMALE DES RESSOURCES DUE À UNE ORGANISATION DÉFICIENTE ET DES MOYENS OBSOLÈTES

I. RATIONALISER L'INFRASTRUCTURE ET L'ORGANISATION TERRITORIALE

A. RATIONALISER L'ORGANISATION TERRITORIALE

L'organisation territoriale du SHD, qui ne doit pas être remise en cause dans son principe, nécessite d'être rationalisée, car elle est déséquilibrée géographiquement et conduit à une dispersion des ressources.

1. Développer les mutualisations

Les sites doivent atteindre une taille critique, dès lors qu'une pluralité de missions continue de leur être confiées. En effet, même si, par des actions de formation adéquates, certains personnels ont pu développer une forme de polyvalence, les sites déconcentrés du SHD apparaissent particulièrement vulnérables sur le plan des ressources humaines et sont rapidement et lourdement déstabilisés par les vacances de postes, liées aux difficultés budgétaires ou de recrutement, ainsi que par les congés pour cause de maladie non remplacés.

Les difficultés récurrentes rencontrées par ces structures conduisent à une dégradation des conditions de travail pour les personnels qui, malgré leur forte implication, ne peuvent assurer de manière satisfaisante l'ensemble des missions qui leur sont confiées.

Le site de Toulon constitue un exemple représentatif de ce phénomène.

Dans cette antenne du SHD, faute de personnel suffisant, les travaux de classement sont parfois interrompus pour de longues périodes, les horaires de la salle de lectures restreints et un retard important a été pris dans le calcul des unités combattantes et des actions de combat, nécessaire à l'établissement des droits des marins, ainsi que dans le traitement des demandes de vérifications de dossiers individuels de l'ONAC.

Les missions du SHD de Toulon sont donc manifestement trop lourdes par rapport à ses effectifs (16 ETP en 2013).

Missions du SHD Toulon

Dans le Quart sud-est interarmées :

- le contrôle des archives des unités de toutes les armées ;

- la création et le suivi d'un réseau et la formation des correspondants des unités de toutes les armées.

En Région Maritime Méditerranée et en Océan Indien :

- la collecte, le tri, la conservation, l'inventaire des archives de la Marine ;

- le contrôle scientifique et technique des archives courantes et intermédiaires de la Marine ;

- la direction et la gestion de la bibliothèque historique, le contrôle scientifique et technique des bibliothèques patrimoniales de la Marine ;

- l'accueil et l'orientation du public, la communication des archives dont la consultation est autorisée ainsi que celle des collections de la bibliothèque ;

- la préparation de l'instruction des demandes de communication, par dérogation, des archives qu'il conserve ;

- l'exécution des recherches utiles à l'administration et, dans la mesure du possible, des recherches historiques à l'exception des recherches généalogiques privées ;

- le calcul des unités combattantes ;

- le suivi, pour le compte de l'échelon central, des dépôts d'objets liés au patrimoine militaire et symbolique des unités ou services désarmés ou dissouts et de la mise en dépôt de ces objets auprès de services demandeurs ;

- la participation à l'action culturelle, en liaison avec les services des Archives nationales, les bibliothèques et les organismes culturels nationaux ou locaux ;

- l'établissement des statistiques nécessaires au contrôle de gestion et à l'établissement des bilans périodiques.

Source : service historique de la défense

Il est ainsi apparu, au cours du contrôle, que le SHD de Toulon n'était plus en mesure de répondre à certaines de ses obligations réglementaires. Des fonctions « coeur de métier » ne sont plus assurées (en particulier le classement des documents).

Vos rapporteurs estiment que la solution à ces difficultés passe nécessairement par la centralisation de certaines tâches et le regroupement de sites déconcentrés, dont certains n'effectuent plus ou presque plus de collecte, ont des missions administratives réduites et se révèlent surnuméraires dans leur aire géographique (voir infra ).

Le SHD semble commencer à avancer dans cette voie, mais de manière assez timide.

Face aux contraintes de personnel, en particulier de catégorie A, il a ainsi été décidé de ne pas remplacer le conservateur du site de Rochefort. Ses fonctions sont assurées par le conservateur en poste à Lorient. Interrogé par vos rapporteurs, le chef du SHD indique cependant qu'il n'y a aucun projet de fermeture de ce site.

Le SHD ne peut pourtant raisonnablement se permettre de maintenir des sites uniquement pour des raisons historiques locales.

Leur fonction culturelle, ou quasi muséale, pourrait le cas échéant être préservée dans le cadre d'un partenariat avec les collectivités territoriales concernées mais, comme service d'archives aux ressources particulièrement contraintes, le SHD doit en priorité réorganiser ses ressources pour améliorer l'efficacité du service rendu au ministère de la défense et aux administrés ainsi que les conditions de conservation des archives.

Recommandation n° 1 : réduire le nombre de sites du SHD.

2. Redéfinir les missions du réseau territorial

La nécessité de mutualiser et de regrouper les ressources ne signifient pas que le SHD doit abandonner le principe même d'un réseau territorial, qui pourrait contribuer très utilement à l'accomplissement de certaines missions, notamment la collecte ou le contrôle technique et scientifique des archives détenues par les unités.

La participation du réseau territorial actuel du SHD à ces missions est paradoxalement encore balbutiante et souffre d'être très insuffisamment dotée en effectifs.

Par exemple, un unique agent est actuellement chargé, et seulement depuis le 1 ^er janvier 2013, du contrôle scientifique et technique des archives courantes et intermédiaires détenues par les unités sur tout le territoire interarmées compris entre Lyon et Carcassonne.

Pourtant, ce travail en amont auprès des services producteurs et des services versants, le développement de correspondants au sein de ces services, la diffusion d'une culture et de compétences archivistiques favorisent une collecte à la fois plus complète et plus aisée à traiter. Les ressources consacrées à cette tâche doivent permettre d'en économiser d'autres dans la phase post-collecte, pour un résultat technique et scientifique finalement plus satisfaisant.

Au contraire, d'autres fonctions semblent contribuer de manière moins évidente à la plus-value qu'est susceptible d'apporter un réseau territorial et, même si leur exercice déconcentré présente certains avantages, gagnent globalement à être mutualisées.

Il en va ainsi de la conservation des archives, dont la dispersion sur de multiples sites rend plus difficile et plus coûteuse la gestion.

Recommandation n° 2 : recentrer le réseau territorial sur ses missions de proximité (contrôle scientifique et technique, conseil, animation d'un réseau de « correspondants archives »).

3. Rééquilibrer le réseau territorial en fonction de la répartition des forces sur le territoire

L'un des objets d'un réseau territorial est de développer, pour une politique archivistique plus performante, les liens avec les services et les unités qui produisent des archives. Pourtant, la simple observation de la carte des implantations du SHD fait apparaître un net déséquilibre géographique.

Les sites du SHD

Source : Service historique de la défense

On constate ainsi qu'alors qu'une part significative des forces armées est stationnée dans l'Est du territoire national, aucun site du SHD n'y est implanté.

Répartition des forces armées et sites du SHD

Zones de défense et de sécurité	Régions	Effectifs militaires moyens		Sites SHD
Est	Alsace	6 887	40 874	Néant
	Bourgogne	2 995
	Champagne-Ardenne	9 112
	Franche-Comté	6 381
	Lorraine	15 499
Nord	Nord-Pas-de-Calais	3 785	8 061	Néant
	Picardie	4 276
Ouest	Basse-Normandie	1 481	42 681	Brest Caen Lorient Le Blanc
	Bretagne	21 281
	Centre	12 863
	Haute-Normandie	1 927
	Pays-de-la-Loire	5 129
Paris	Ile-de-France	32 745	32 745	Vincennes
Sud	Corse	2 107	45 506	Toulon
	Languedoc-Roussillon	6 627
	Provence-Alpes-Côte-D'azur	36 772
Sud-Est	Auvergne	2 888	15 432	Néant
	Rhône-Alpes	12 544
Sud-ouest	Aquitaine	14 736	32 746	Châtellerault Pau Rochefort
	Limousin	1 159
	Midi-Pyrénées	9 088
	Poitou-Charentes	7 763
France métropolitaine		218 045

Source : commission des finances, à partir de l'annuaire statistique de la défense 2012-2013

Recommandation n° 3 : rééquilibrer les implantations locales du SHD en fonction de la répartition des forces sur le territoire national.