3. L'amélioration attendue de l'accueil et de l'information grâce à la modernisation du traitement informatique des dossiers
Les CDES et les Cotorep disposaient de deux logiciels distincts pour gérer les dossiers de demandes des personnes handicapées : Itac pour les adultes et Opales pour les enfants. Ces logiciels ont été transférés aux MDPH pour assurer la continuité des services et des prestations offertes aux personnes handicapées. Malgré des améliorations fonctionnelles pour leur permettre de faire face aux évolutions réglementaires qui résultent de la loi Handicap (en particulier la prestation de compensation du handicap (PCH), aucun de ces deux logiciels ne permet aujourd'hui de traiter de façon satisfaisante les missions nouvelles des MDPH. En outre, ce traitement distinct, contraire à l'esprit de la loi qui envisage désormais la prise en charge du handicap dans le cadre d'un parcours personnalisé, sans rupture, présentait le risque d'une certaine déperdition des données relatives aux enfants lors de leur passage à l'âge adulte et occasionnait un travail supplémentaire pour les services résultant du transfert des dossiers.
Le décret du 15 mai 2007 18 ( * ) a autorisé la création d'un traitement automatisé de données à caractère personnel par les MDPH pour permettre le suivi de l'accueil, l'instruction des demandes de prestation ou d'orientation, le suivi des parcours individuels, la gestion des travaux de l'équipe pluridisciplinaire, l'organisation et le suivi des travaux de la commission des droits et de l'autonomie, la notification et le suivi des décisions, la simplification des démarches des usagers, la gestion du fonds départemental de compensation ainsi que la production et la transmission de statistiques à la CNSA.
Avec le soutien et l'appui logistique de la CNSA 19 ( * ) et des conseils généraux 20 ( * ) , notamment pour la rédaction du cahier des charges, les MDPH ont, dans leur grande majorité, engagé la migration de leurs système vers un nouveau logiciel unique permettant à la fois le traitement des demandes des adultes et des enfants. Au 31 décembre 2009, toutes devraient avoir opéré le changement.
A l'occasion des déplacements qu'ils ont effectués dans différentes MDPH, vos rapporteurs ont observé que le choix des MDPH s'est principalement porté sur deux nouveaux logiciels et, à la marge, sur un troisième. Leur inquiétude à ce sujet, que les données ne puissent pas transiter d'un système à l'autre a été apaisée par l'assurance que l'ancien et le nouveau systèmes étaient compatibles et permettaient une agrégation des données au niveau national. En revanche, le risque que certaines données ne puissent être intégralement transmises d'un département à l'autre n'a pas été totalement écarté.
A la fin du mois de juin 2008, une trentaine de MDPH avaient basculé la gestion des dossiers adultes sur leur nouveau support et trente autres s'étaient engagées à la réaliser d'ici à la fin de l'année. Vos rapporteurs ont pu mesurer concrètement l'ampleur de la tâche pour les MDPH. Certaines d'entre elles ont près de 60 000 dossiers à numériser et dématérialiser, cette opération supposant au préalable un premier travail de sélection des dossiers hérités des Cotorep et des CDES et des éléments à conserver, puis un scannage de chaque pièce, sachant que certains dossiers en contiennent plus de cent cinquante.
Certaines MDPH ont choisi de recruter en contrat à durée déterminée une petite équipe dédiée à cette opération ; d'autres ont préférer sous-traiter cette activité à un établissement et service d'aide par le travail (Esat).
Cette évolution devrait améliorer considérablement la qualité et la rapidité de l'information délivrée aux personnes handicapées, chaque personne de l'accueil ou de l'équipe en charge du dossier y ayant directement accès grâce à ce nouveau logiciel. A l'inverse des dossiers papiers qui circulaient d'une personne à une autre, sans qu'il ne soit possible parfois de savoir qui les détenait, les dossiers numérisés seront désormais accessibles simultanément à tous et pourront même être consultés à distance par certains partenaires extérieurs.
* 18 Décret n° 2007-965 du 15 mai 2007 autorisant la création d'un traitement automatisé de données à caractère personnel par les maisons départementales des personnes handicapées et modifiant le code de l'action sociale et des familles.
* 19 La CNSA a élaboré un document de spécification des règles de gestion applicables au traitement des dossiers à l'usage des MDPH et des éditeurs de logiciels, afin de permettre une consolidation des données anonymisées au niveau national.
* 20 En particulier pour veiller à la compatibilité des systèmes de la MDPH avec ceux du conseil général et assister la MDPH pour la gestion de l'appel d'offre dans le respect des nouvelles règles applicables aux marchés publics.