L'ÉVALUATION DES POLITIQUES PUBLIQUES
AU MINISTÈRE DES
AFFAIRES ÉTRANGÈRES
I. UNE RELANCE RÉCENTE DE « L'ÉVALUATION »
Une note du 26 septembre 2000 du secrétaire général du ministère consacrée à « l'évaluation », sans précision sur son objet, la place comme un « impératif, non seulement pour répondre à une contrainte budgétaire forte et durable, mais plus encore pour rendre notre appareil diplomatique plus réactif et plus efficace ». L'évaluation y est présentée comme un instrument qui « constitue une nouvelle dimension de la modernisation du ministère , engagée depuis plusieurs années ».
La note rappelle qu'un groupe de travail restreint , placé sous la responsabilité du secrétaire général, a été chargé d'une mission de réflexion et de proposition sur la fonction d'évaluation au sein du Département .
Elle présente ses conclusions, à savoir « qu'il est apparu légitime de se fixer une ambition : celle de diffuser au sein de l'ensemble du département , par une approche véritablement intégrée, une culture de l'évaluation ».
Elle indique qu'à cet effet, il ne sera nullement besoin d'établir une structure lourde, d'imposer des procédures bureaucratiques supplémentaires, ni de s'en remettre à des consultants externes , l'approche retenue étant fondée au contraire sur l'idée que l'évaluation constitue une exigence, générale et permanente, qui doit devenir l'affaire de tous.
Les objectifs de l'évaluation sont rappelés : dégager des marges de productivité, supprimer des fonctions devenues inutiles ou permettre l'essor de fonctions nouvelles, et induire un surcroît de motivation pour tous les agents.
La note précise enfin que, suite à ces travaux, « le ministre a retenu un certain nombre d'actions précises procédant, soit d'une meilleure utilisation de pratiques existantes, soit de voies plus nouvelles ».
Au titre des pratiques déjà en oeuvre, l'existence de « nombreuses procédures mises en oeuvre par l'Inspection générale, au premier chef, mais aussi par diverses directions », est évoquée. Mais, la note considère qu'il est nécessaire d'en rechercher un meilleur profit en les perfectionnant, en les réactivant ou en les complétant lorsqu'elles sont encore embryonnaires.
Trois axes particuliers sont définis en ce sens :
Renforcer l'exigence de la définition d'objectifs dans l'action diplomatique du ministère, condition préalable à toute évaluation de celle-ci. A cet effet, sont prises les mesures suivantes.
A l'instar des Ambassadeurs, les directeurs d'administration centrale devront soumettre des plans d'action , sous la forme de documents courts et lisibles à haut niveau, fixant des objectifs aussi précis et opérationnels que possible à leurs services et proposant des priorités d'action , le cas échéant, déclinées par régions. L'organisation plus systématique de conférences régionales d'ambassadeurs , restreintes à 5 à 10 chefs de poste, devra permettre au ministère d'inscrire leur mission dans une perspective plus large et de procéder en commun à une évaluation de l'action dans la zone concernée. Les consuls généraux et les consuls devront soumettre également un plan d'action à l'ambassadeur dont ils relèvent. Enfin, la pratique des réunions de suivi en cours de mission, « un peu perdue de vue », sera réactivée à l'initiative et au niveau des directeurs.
Améliorer la connaissance des moyens mis en oeuvre et la mesure des activités.
A cet effet, un rapport d'activité annuel , alimenté par l'ensemble des services sera élaboré et chaque direction devra « veiller à envisager » l'introduction d' indicateurs de moyens et d'activité et, lorsqu'elle en utilise déjà, à les affiner et en assurer une meilleure exploitation.
Développer la mesure des coûts et résultats .
Pour ce, il est programmé de poursuivre l'effort de mise au point d' indicateurs de performance utilisés pour la procédure budgétaire engagé par la direction des affaires budgétaires et financières avec les directions, et astreindre les directeurs, chefs de service et sous-directeurs d'administration centrale, ainsi que les consuls généraux et consuls à rédiger un rapport de fin de mission, sous la forme d'une note de libre réflexion personnelle.
Au titre des voies nouvelles à explorer, il est envisagé d'ouvrir de nouveaux domaines à l'évaluation ou de les appréhender selon des méthodes différentes. Sont concernées des réflexions sur :
- l'organisation du ministère (adaptation de l'organigramme) ;
- les méthodes de fonctionnement (par exemple l'évaluation de la réforme de la correspondance, des principales opérations immobilières à l'étranger, l'impact des NTIC sur les méthodes de travail, la qualité des relations entre l'administration centrale et les postes) ;
- l'appréciation de la qualité du service rendu à l'usager (visas, enseignement français à l'étranger, état-civil, principaux responsables des milieux d'affaires, etc.) ;
- l'évaluation de l'action diplomatique (campagne de communication ; grandes manifestations ; appréciation critique d'une grande visite, d'une négociation internationale ou de l'élection à une haute fonction internationale ; efficacité de tel ou tel type d'intervention financière ; qualité de la réaction à une crise ou à une catastrophe ; forces et faiblesses de la politique française sur tel pays, telle zone, etc).
Pour donner corps à ces orientations nouvelles, la création d'un « groupe d'évaluation » a été décidée. Présidé par l'Inspecteur général des affaires étrangères, ce groupe -restreint et de haut niveau- doit soumettre au Ministre, selon une périodicité régulière, un programme d'actions d'évaluation , plus ou moins complexes et concernant le département tout entier, ainsi que la procédure retenue pour chaque action . A cet effet, s'il paraît admis que l'Inspection générale des Affaires étrangères (IGAE) jouera naturellement un rôle central, elle pourra et devra faire appel, au cas par cas, à des compétences extérieures : autres services, inspection générale d'autres départements, personnalités disponibles, cabinets d'audits, etc.
Le premier programme , validé par le Ministre, comportait les actions suivantes :
- l'audit de trois directions fonctionnelles ou géographiques de l'administration centrale : après la Direction des Affaires économiques et financières et la Direction des Amériques et des Caraïbes, la Direction d'Asie-Océanie sera « auditée » :
- l'audit de deux fonctions actuellement déficientes : la reprographie et l'accueil ;
- la réalisation d'une banque de données unique à partir du questionnaire de l'IGAE (pour enrayer la prolifération des enquêtes et questionnaires) ;
- l'évaluation de deux grandes manifestations culturelles : l'année de la France au Japon et l'année du Maroc en France ;
- l'examen de deux politiques : les contributions volontaires aux organisations internationales et la politique de la France en Afrique australe.
La note conclut en soulignant que la démarche d'évaluation retenue se veut à la fois pragmatique et volontariste. Elle privilégiera, dans sa mise en oeuvre, trois principes : la souplesse (pour tenir compte des cadres existants et des différents visages de l'évaluation), la sélectivité (nécessité de se concentrer en premier sur les domaines se prêtant le mieux à une telle action ou semblant nécessiter son application prioritaire) et la progressivité (dans les exigences comme dans les résultats attendus).