3. Développer la gestion prévisionnelle des effectifs
La DAGEMO a indiqué à vos rapporteurs que " le ministère de l'emploi et de la solidarité ne dispose pas à ce jour d'un outil informatique performant permettant de suivre et de gérer au mieux ses agents ".
Lors de son audition au Sénat, Mme Jeannine Barberye, inspecteur général des affaires sociales, a d'ailleurs indiqué que certains instruments de gestion restaient archaïques, la gestion manuelle étant encore fréquente, de telle sorte que les dossiers des personnels sont parfois traités de manière erratique et aléatoire. Les services doivent donc parfois recourir à des " bricolages " internes.
Cette situation se traduit, par exemple, par une très grande difficulté d'anticiper les départs des agents et de les remplacer immédiatement : un poste peut ainsi rester vacant pendant six mois, voire un an.
Il convient toutefois de noter que ce phénomène est aussi largement lié à l' " image " que peuvent avoir certaines régions françaises auprès des agents. Ainsi, le Nord-Pas-de-Calais, bien qu'il ne soit pas mal loti en termes d'effectifs de référence, éprouve de réelles difficultés à pourvoir l'ensemble de ses postes, alors que d'autres régions, plus méridionales, présentent des sureffectifs. La mobilité des agents doit donc être encouragée.
Le ministère a toutefois passé, à la fin de l'année 1999, un marché d'environ 35 millions de francs, avec un prestataire de services en vue de se doter d'un nouveau système de gestion des ressources humaines dénommé " Synergie RH ", destiné à remplacer le système actuel.
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Le projet Synergie RH Pour répondre au besoin de disposer d'un outil de gestion plus intégré et évolutif, le ministère de l'emploi a acquis en septembre 1999, suite à une procédure d'appel d'offre sur performance, la licence d'utilisation d'un progiciel de gestion des ressources humaines. Il s'agit du logiciel PeopleSoft dans sa version 7.5 secteur public. Son adaptation aux besoins du ministère et sa mise en service nécessitent trois ans de travail en collaboration avec des acteurs diversifiés, qu'ils soient internes à l'administration tels que des gestionnaires de l'administration centrale ou des services déconcentrés, ou externes tels que des sociétés de service chargées d'accompagner le projet. Le projet Synergie RH poursuit plusieurs objectifs : - mettre en oeuvre l'ensemble des fonctions assurées par le système actuel ainsi que les nouvelles fonctions identifiées dans le noyau dur dans le cadre des obligations réglementaires et statutaires de la fonction publique d'Etat ; - permettre la prise en charge progressive des évolutions organisationnelles, notamment la déconcentration de la décision et de la saisie des actes de gestion ; - assurer la gestion prévisionnelle des effectifs et des crédits de personnel à l'aide des différents outils de simulation offerts par les progiciels ; - assurer le pilotage de la fonction RH par la production automatique de tableaux de bord à l'aide d'instruments maîtrisables par le ministère ; - permettre la génération automatique des éléments de rémunération à destination des trésoreries générales ; - améliorer les méthodes de travail en évitant les doubles saisies et les incohérences qui en résultent ; le progiciel retenu permet notamment les importations et les exportations de données, en provenance ou vers les outils bureautiques standards. Le contour fonctionnel de Synergie RH s'organise autour de la gestion des éléments suivants : - données élémentaires individuelles : identifiant, données personnelles, données familiales, pièces justificatives ; - éléments de carrière, des titulaires comme des contractuels ; - absences et congés de toute nature, avec ou sans impact sur les rémunérations et sur la carrière ; - grands moments de la carrière : titularisation, avancement, reclassement ; - structures, affectations et mutations ; - effectifs, supports budgétaires issus de la loi de finances et crédits de rémunération correspondants ; extraction de la base de données réelles de gestion nécessaires à la gestion prévisionnelle des crédits et des emplois sous forme de requêtes exportables sur des outils de gestion externes ; - éléments de rémunération et alimentation automatisée des trésoreries générales des éléments de la paye ; - appel de cotisation des agents détachés ; - en matière d'action sociale, extraction d'informations vers des outils externes ; - mise à disposition d'outils de gestion prévisionnelle des carrières et des compétences. L'organisation du projet s'articule autour d'une équipe de projet chargée d'exprimer les besoins du ministère et de suivre la réalisation de l'intégration. Elle est constituée de représentants de la DAGEMO et de la DGAPB, qui gère les personnels de la partie solidarité du ministère, aidés par un prestataire extérieur chargé d'assister le ministère dans ses fonctions de maîtrise d'ouvrage. La charge des travaux d'intégration et d'adaptation du logiciel aux besoins spécifiques du ministère est assurée par un second prestataire. |
L'implantation de ce nouveau dispositif est prévue pour 2001-2002.
La DAGEMO considère ainsi que le progiciel retenu permettra notamment d'assurer la gestion prévisionnelle des effectifs et des crédits de personnels.
Il convient toutefois de constater que peu d'agents de catégorie A sont intéressés par la gestion du personnel, préférant être affectés aux missions qui se trouvent au coeur de l'activité du ministère.
Vos rapporteurs considèrent toutefois que le vaste travail de définition des compétences entrepris au ministère de l'emploi est susceptible d'apporter de réelles améliorations à la gestion prévisionnelle de ses effectifs.
En outre, il conviendrait de donner davantage de souplesse et d'autonomie de gestion aux services déconcentrés, en matière de recrutement par exemple. De nombreux responsables de services déconcentrés se sont ainsi montré très intéressés par l'organisation de concours au niveau local, en particulier pour les agents de catégorie C.