Accès aux dossiers individuels des fonctionnaires

Question de M. CABANEL Henri (Hérault - RDSE) publiée le 03/12/2020

M. Henri Cabanel attire l'attention de M. le Premier ministre sur les dossiers administratifs locaux des fonctionnaires, en particulier des fonctionnaires de police.

La loi n° 83-634 du 13 juillet 1983 portant droits et obligations des fonctionnaires dispose, en effet, que « tout fonctionnaire a accès à son dossier individuel dans les conditions définies par la loi » (article 18). Le dossier du fonctionnaire doit ainsi comporter toutes les pièces intéressant la situation administrative de l'intéressé, enregistrées, numérotées et classées sans discontinuité. Il faut souligner ici que le principe du droit pour les fonctionnaires d'accéder à leur dossier administratif résulte d'une garantie de la liberté d'opinion des fonctionnaires, la meilleure façon de garantir cette liberté étant, d'une part, d'interdire à l'administration de rechercher les opinions des fonctionnaires et d'en conserver la mention d'une manière quelconque ; d'autre part, d'imposer à l'administration que le dossier soit complet.

Or, nombre de fonctionnaires, notamment des gardiens de la paix, demeurent insatisfaits de la gestion de leurs dossiers, qui sont lacunaires, ne comportant pas toutes les pièces intéressant la situation administrative de l'intéressé, enregistrées, numérotées et classées sans discontinuité. Coexistent ainsi différentes versions du dossier administratif, au niveau local et au niveau central. Les fiches d'évaluation, documents essentiels pour l'évolution de carrière, ne sont pas toujours présentes dans les dossiers.

Certains fonctionnaires ne parviennent pas à consulter leur dossier administratif, alors même que la commission d'accès aux documents administratifs (CADA) a donné un avis favorable à la communication d'un tel dossier.

De ce fait, les agents concernés se sentent lésés à la suite de décisions prises à leur encontre. Ils pensent parfois être sanctionnés dans l'exercice de leurs droits, notamment leur liberté syndicale. Et l'absence de documents dans le dossier administratif individuel tels que la fiche d'évaluation et les entraves à sa consultation ne permettent pas de contester efficacement les motifs des décisions.

Au vu des différents enjeux auxquels est confrontée la carrière d'un fonctionnaire -notamment l'avancement-, il convient de trouver des solutions pour faire respecter toutes les obligations législatives et réglementaires relatives au dossier du fonctionnaire.

Il lui demande quels outils il compte donc mettre en place pour permettre aux fonctionnaires, notamment les fonctionnaires de police, de mieux comprendre et a fortiori de contester plus efficacement si besoin les éléments constitutifs des décisions prises à leur égard.

Publiée dans le JO Sénat du 03/12/2020 - page 5649

Transmise au Ministère de l'intérieur

Réponse du Ministère de l'intérieur publiée le 08/07/2021

La loi du 13 juillet 1983 portant droits et obligations des fonctionnaires dispose que « tout fonctionnaire a accès à son dossier individuel dans les conditions définies par la loi » (art. 18). Le dossier du fonctionnaire doit comporter toutes les pièces intéressant la situation administrative de l'intéressé, enregistrées, numérotées et classées sans discontinuité. Ces pièces sont précisées par le décret n° 2011-675 du 15 juin 2011 relatif au dossier individuel des agents publics et à sa gestion sur support électronique et par l'arrêté du 21 décembre 2012 relatif à la composition du dossier individuel des agents publics géré sur support électronique. Le fonctionnaire peut consulter librement son dossier en application du droit d'accès aux documents administratifs prévu par les articles L. 311-1 et suivants du code des relations entre le public et l'administration. L'agent n'est pas tenu de motiver sa demande. Pour assurer une traçabilité de la demande et le respect de la voie hiérarchique, l'agent qui souhaite consulter son dossier individuel doit en faire la demande par écrit à son supérieur hiérarchique. La pratique veut que l'administration, pour des raisons d'organisation et de bon fonctionnement des services, propose au demandeur un rendez-vous afin de consulter son dossier individuel. L'administration est tenue de répondre à une demande d'accès à un document administratif dans le délai d'un mois. Au-delà, l'absence de réponse équivaut à un refus (art. R. 311-13 du code des relations entre le public et l'administration). Au jour de la notification du refus ou de l'expiration du délai d'un mois, le demandeur peut saisir la commission d'accès aux documents administratifs (CADA), autorité administrative indépendante chargée de veiller au respect de la liberté d'accès aux documents administratifs. La CADA rend un avis sur la demande, qui est notifié à l'intéressé et à l'autorité administrative. L'administration informe la CADA de la suite qu'elle entend donner à la demande. Si l'autorité administrative confirme son refus, expressément ou en gardant le silence, l'agent peut déférer son refus au juge administratif. Dans un avis n° 20203309 du 26 octobre 2020, la commission d'accès aux documents administratifs rappelle que les documents composant le dossier d'un agent public sont des documents administratifs en principe communicables à l'intéressé en application de l'article L. 311-6 du code des relations entre le public et l'administration. Toutefois, le droit d'accès fondé sur la loi générale s'efface lorsqu'une procédure disciplinaire est en cours. Dans ce cas, seules s'appliquent les dispositions spéciales prévues par la loi du 22 avril 1905 ou par les différentes lois statutaires que cette commission n'est pas compétente pour interpréter. Une fois la procédure disciplinaire achevée, le dossier de l'intéressé lui est librement accessible sur le fondement du livre III du code des relations entre le public et l'administration. En application de l'article L. 311-9 du code des relations entre le public et l'administration, l'accès aux documents administratifs s'exerce, au choix du demandeur et dans la limite des possibilités techniques de l'administration : - par consultation gratuite sur place ; - par courrier électronique et sans frais lorsque le document est disponible sous forme électronique ; - par la délivrance d'une copie sur un support identique à celui utilisé par l'administration, ou compatible avec celui-ci et aux frais du demandeur, sans que ces frais puissent excéder le coût de cette reproduction et de l'envoi du document ; - par publication des informations en ligne, à moins que les documents ne soient communicables qu'à l'intéressé en application de l'article L. 311-6 du code précité. Les frais autres que le coût de l'envoi postal ne peuvent excéder des montants définis par l'arrêté du 1er octobre 2001 relatif aux conditions de fixation et de détermination du montant des frais de copie d'un document administratif, à savoir, dans le cas de copies réalisées sur support papier, 0,18 € par page de format A4. Le droit à communication s'applique aussi bien au dossier de carrière tenu par le service gestionnaire qu'au dossier tenu par le service affectataire (dit « dossier individuel local », « dossier de service », « dossier de travail »…). Les dossiers individuels des fonctionnaires du corps d'encadrement et d'application de la police nationale sont ainsi tenus par leurs services gestionnaires, à savoir les secrétariats généraux pour l'administration du ministère de l'intérieur. Le ministère de l'Intérieur, au niveau central et au niveau déconcentré, répond régulièrement à des demandes de communication de dossier individuel présentées par des agents, directement ou par l'intermédiaire de la commission d'accès aux documents administratifs.

Publiée dans le JO Sénat du 08/07/2021 - page 4281